KSeF - najważniejsze informacje

1 lutego 2026 r. wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą – od jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) po duże spółki – będzie musiała korzystać z KSeF, przynajmniej w zakresie odbioru faktur kosztowych (np. materiały, paliwo, media, leasing, sprzęt). Dotyczy to także firm działających w sektorze ochrony zdrowia (zwolnionych z VAT).

Termin obowiązku wystawiania faktur dla odbiorców przez KSeF uzależniony jest od obrotu firmy i przedstawia się następująco:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z VAT w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł

• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców VATowych i tych, którzy korzystają ze zwolnień podmiotowych lub przedmiotowych – czyli dla wszystkich przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury VAT

• od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych przedsiębiorców – tych, których całkowita sprzedaż fakturowana (fakturami VAT) miesięcznie jest poniżej 10 000 zł brutto

Zwolnienie z KSeF – kto nie musi wystawiać faktur przez KSeF

Firmy prowadzące podmioty wykonujące działalność leczniczą faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (pacjenci) nie podlegają obowiązkowi wystawiania ich przez KSeF. W takich przypadkach faktury mogą być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. ​Decyzja o tym czy faktura na rzecz pacjentów będzie wystawiona w KSeF  jest dobrowolna i zależy od woli wystawcy faktury.

Jakie faktury podlegają wystawianiu przez KSeF?

- faktury wystawiane na rzecz NFZ

- faktury wystawiane przez lekarzy w ramach umów kontraktowych B2B

- faktury wystawiane na rzecz innych podmiotów (B2B) za świadczone usługi

Co zrobić praktycznie - przed 1 lutego 2026?

Obecnie dostępna jest aplikacja KSeF 2.0 wersja przedprodukcyjna (Demo), na której można testować działanie systemu.

1. Zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód - w przypadku JDG
2. Zarząd lub wspólnicy spółki muszą wyznaczyć osoby odpowiedzialne za dostęp do KSeF – złożyć druk ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego
3. Nadać uprawnienia biuru rachunkowemu (jeśli prowadzona jest KPiR z księgową).
4. Zweryfikować czy w umowach o wystawianie faktur (tzw. umowach o samofakturowanie) nadano upoważnienia i jest wskazany podmiot, który jest odpowiedzialny za wysłanie faktury do KSeF
5. Dla małych firm obsługa nowych faktur może odbywać się tylko i wyłącznie przez aplikację udostępnioną przez MF, nie trzeba korzystać z komercyjnego oprogramowania.
6. Po 1 lutego 2026 r. regularnie pobierać faktury i ewentualnie wystawiać faktury z systemu.