Kasy fiskalne dla lekarzy

Od1 lipca 2021 r. kasy fiskalne online powinny znaleźć się w każdym gabinecie lekarskim, który świadczy usługi medyczne dla pacjentów będących osobami fizycznymi.

Obowiązek wymiany starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe jest wprowadzany etapami dla poszczególnych branż. Od1lipca br. obowiązek ten będzie dotyczył świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, budowlanych, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych oraz siłowni.

Kasa online – na czym polega?

Kasy online różnią się od tradycyjnych tym, że muszą być podłączone do Internetu i zdalnie przesyłają informacje na temat dokonanych przez pacjentów zapłat do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Takie rozwiązanie umożliwia efektywniej monitorować sprzedaż towarów i usług prowadzonych przez podatników, jak również skrupulatnie kontrolować działania podatników. Organy administracji skarbowej uzyskają narzędzie śledzenia transakcji handlowych dokonywanych przez osoby fizyczne praktycznie w czasie rzeczywistym.

Zasady używania kas online

Nowy rodzaj kasy wprowadza też zmiany w zakresie sposobu ich używania i obowiązków z tym związanych.

Zgłoszenie i fiskalizacja

Zniknął obowiązek zgłoszenia kasy online do naczelnika urzędu skarbowego na papierowym druku w celu otrzymania numeru ewidencyjnego (kasy rejestrujące online będą się łączyły z CRK – Centralnym Repozytorium Kas). Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego nastąpi automatycznie wraz z dokonaniem procesu fiskalizacji kasy online. Podczas automatycznej fiskalizacji kasa otrzyma numer ewidencyjny, który zostanie zapisany w jej pamięci. Proces fiskalizacji zostanie potwierdzony raportem fiskalizacji.

E-paragon

Nadal będzie obowiązywać bezwzględny obowiązek wystawienia oraz

wydania pacjentowi, bez jego żądania, paragonu fiskalnego podczas dokonywania sprzedaży usługi, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności. Przy czym wprowadzono możliwość wystawienia e-paragonu za zgodą pacjenta. Dopuszcza się np. przesłanie paragonu w formie pliku PDF za pomocą wiadomości e-mail.

Obowiązek stałego podłączenia kasy fiskalnej do Internetu

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (Internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie lekarza jest zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych. W przypadku lekarzy, którzy pracują w kilku miejscach, najlepszym rozwiązaniem będzie zakup dodatkowej karty SIM obsługującej wyłącznie kasę fiskalną – takie rozwiązanie umożliwi mobilność kasy w związku z czynnościami zawodowymi lekarza. Obowiązek utrzymywania stałego połączenia kasy rejestrującej z Internetem będzie miał swoje dalsze konsekwencje. Będzie konieczne sprawdzanie statusu połączenia kasy z siecią Internet. Co w sytuacji, gdy połączenia z Internetem nie będzie? W przypadku gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie będzie możliwe zapewnienie stałego połączenia kasy z siecią, przez określony czas podatnik będzie obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn. Trudno sobie wyobrazić taką sytuację aktualnie, ale jeśli podatnik nie będzie mógł w sposób trwały zapewnić łącza internetowego dla kasy, będzie obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych.

Brak obowiązku archiwizacji danych

Do tej pory posiadanie kasy fiskalnej z elektroniczną lub papierową kopią paragonów nakładało na podatnika obowiązek archiwizacji danych. Podatnik był zobowiązany do przechowywania kopii każdego paragonu (w formie papierowej lub elektronicznej na karcie pamięci SD kasy) przez pięć lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został on wydrukowany. Posiadanie kasy online zwalnia z obowiązku archiwizacji – dane są przesyłane w czasie rzeczywistym do Centralnego Repozytorium Kas.

Raport dobowy i miesięczny

Wprowadzenie kas fiskalnych online nie zwolniło podatników z obowiązków drukowania z kasy raportów dobowych i miesięcznych. Przypominam, iż raport dobowy należy wystawić najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Jeśli jednak w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży, raportu za dany dzień nie trzeba drukować. Raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż – najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.

Przegląd techniczny

Obowiązek dokonywania przeglądów technicznych pozostał. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda kasa fiskalna powinna, minimum co dwa lata, przejść obowiązkowy przegląd techniczny. W przypadku, gdy podatnik nie wykona przeglądu w obowiązującym terminie, może zostać ukarany karą w wysokości 300 zł. Ponadto, gdy na zakup kasy podatnik uzyskał ulgę, może zostać zobowiązany do jej zwrotu na podstawie decyzji właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Książka serwisowa

Nadal istnieje obowiązek przechowywania książki serwisowej kasy fiskalnej przez cały okres jej eksploatacji.

Wynajem kasy fiskalnej

Nowe przepisy dopuszczają możliwość używania przez podatników kas rejestrujących online na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Takie kasy muszą mieć niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Zakup kasy fiskalnej to niemały wydatek. Podatnicy, mogą skorzystać z ulgi w wysokości 90 procent ceny jej zakupu netto, ale nie więcej jednak niż 700zł i z zastrzeżeniem, że zakup nastąpił przed upływem 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji. Ulgę uzyskać mogą vatowcy jak i nie-vatowcy, czyli w większości właśnie lekarze. Rozliczenie ulgi następuje na podstawie złożonego wniosku do naczelnika urzędu skarbowego. Wniosek należy złożyć w miesiącu następującym po miesiącu, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Aby ulga na zakup kasy fiskalnej online została przyznana nie-vatowcowi, należy do wniosku dołączyć również: kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup; kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej.

Co ważne: Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3października 2019 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.461.2019.2.MD ulga na zakup kasy, w odniesieniu do podatników, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online oraz podatników, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online oraz wcześniej nie stosowali innych kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży, przysługuje, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji sprzedaży. Ponadto ulga na zakup kasy przysługuje również tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczas stosowanych kas, na kasy on-line ze względu na prowadzenie działalności w określonych branżach.

Paweł Lenartowicz
radca prawny

kwiecień 2021 r.